Aj napriek tomu, že o registratúrach sa toho na stránkach PORADY popísalo už dosť a mnohé otázky aj odpovede sa opakujú, stále mi to vychádza asi tak, že najskôr si treba ujasniť niekoľko skutočností:
1. ujasniť si, ktoré dokumenty majú podľa zákona trvalú dokumentárnu hodnotu. Na túto otázku dáva vyčerpávajúcu odpoveď § 3 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z.z.
" Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje
a) informáciu o vzniku pôvodcu registratúry, jeho organizačných zmenách a zániku,
b) informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho ľudských zdrojoch, majetkovo-právnych a finančných pomeroch, najmä výročnú správu a rozbor činnosti,
c) návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,
d) zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,
e) interný akt riadenia pôvodcu registratúry, napr. príkaz, smernicu, obežník, pokyn, nariadenie".
2. dať si odpoveď, či niektoré z písomností, ktoré sa vo vašej firme nachádzajú, zodpovedajú svojim obsahom horeuvedenej charakteristike. Tu treba brať do úvahy, že informáciou o vzniku pôvodcu registratúry nie je len napr. živnostenský list, alebo výpis z obchodného registra. Ak by sme však zostali iba pri dokumentoch, ktoré sa pri zakladaní firmy predkladajú úradom a zdôvodňovali by sme to tým, že tieto informácie sú predsa uložené v príslušných štátnych inštitúciach a naviac, že živnostenský list pri ukončení podnikania niektoré živnostenské úrady požadujú vrátiť, aj tak každá jedna firma má dokumentáciu obsahujúcu informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho majetkovo-právnych a finančných pomeroch, minimálne ročné účtovné závierky a ak je firma aj zamestnávateľom, tak sú tu aj informácie o ľudských zdrojoch, ktoré by som dala do súvislosti aj s ochranou osobných údajov. Stačí si pozrieť zákon o ochrane osobných údajov.
Už z týchto dvoch krokov si vie pôvodca registratúry sám zistiť, či je povinný zo zákona vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie archívu.
Registratúrny poriadok už zákon neukladá vypracovať všetkým pôvodcom registratúry,
ale novelizáciou zákona 395/2002 Z.z. sa do § 16 ods. 2 vložilo nové písmeno a), ktoré znie " Pôvodca registratúry je povinný a) evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy".
v § 30a ods. 1 písm. d) je stanovené, že priestupku sa dopustí ten, kto neoprávnene zničí registratúrne záznamy, alebo registratúru bez vyraďovacieho konania a podľa písm n) nezabezpečí správu registratúry.
Nakoľko sa zaoberám už dlhé roky organizáciou a riadením najmä jeho normatívnou časťou s cieľom racionalizácie podnikových procesov, medzi ktoré správa registratúry nesporne patrí, mám za to, že dobre vypracovaný registratúrny poriadok (nie však formálny, ktorý sa obyčajne v minulosti predkladal na schválenie archívu, lebo iný vám archív nechcel schváliť) zefektívni správu registratúry vo firme a laicky povedané "urobí sa poriadok v tej kope papierov, ktorou je takmer každá firma zavalená". Veľkým prínosom pre firmu je aj skutočnosť, že keď má firma vypracovaný registratúrny poriadok ako internú normu, pri správe registratúry nemusia pracovníci strácať čas študovaním zákonov a vyhlášok pojednávajúcich o registratúrach, vrátane ich všeobecných častí, ktoré sa vo firme aj tak nepoužijú. Ale to je už na posúdení každého.
"Zákon ani vyhlášky zrejme nezmeníme, využime ich preto vo svoj prospech."