Dobry den
Sprava elektronickych reg,. zaznamov ma niekolko uskali o ktorych je dobre vediet pred zavedenim systemu ci uz automatizovaneho alebo klasickeho. Napr.
1. Zaevidovanie el. zaznamu bez jeho vytlacenia, opatrenia ev. cislom, ostatnymi udajmi a jeho prepojenie so zaznamom v denniku nie je mozne. Tlacit el. zaznamy len koli tomu aby sme boli schopni ich vobec zaevidovat je v rozpore s normami rady iso14000. Ak tlacime zaznamy, ktore nemaju trvalu archivnu hodnotu tak vedome vytvarame po uplynuti lehoty ulozenia odpad.
2. Ak firma vyuziva vypoctovu techniku aj na komunikaciu nielen na vedenie uctovnictva a ako nahradu pisacieho stroja, nebude spravidla moct prakticky zaistit spisovu evidenciu klasickych a elektronickych zaznamov bez toho aby nepouzila automatizovany system, ktory jednotne eviduje a uklada klasicke aj elektronicke zaznamy. Evidencia ma byt vedena formou spisov. Tj. vsetky zaznamy ktore pojednavaju o jednej veci maju byt evidovane v jednom spise. Cize ak nieco pride postou a nieco mailom a ma to suvislost musi to byt spolocne zaevidovane do spisu.
3. Podla zakona musi povodca zaistit trvanlivost registraturnych zaznamov a to je u el. zaznamov velmi kriticke miesto. Ukladanie na CD nosicoch udajne podla kvality nosica (napalovane CD nie lisovane) zaisti jeho trvanlivost 3-6 rokov. Lehota ulozenia napr. korespondencie beznej je napr. 5 rokov. Takze uz je tu urcite riziko. Pri dlhsich lehotach by zrejme bolo treba po urcitej dobe nosice prekontrolovat a prepalit na novsie, resp. v tej dobe uz modernejsie .
Je zaujimave ze DVD nosice mali pri testoch stalosti dobu trvanlivosti mensiu ako CDRW.
Miro