Celkom presnu odpoved asi nedam, nakolko aj ja sa pokusam zostavit registraturny poriadok pre neziskove organizcie, no mozno vam pomoze par ustanoveni z prirucky ministerstva o uchovavani dokumentov, ktore je platna pre prijimatelov prostriedkov z eurofondov, no ja vychadzam z toho, ze pre neziskove jednotky vseobecne.
"Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred ukončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov. Riadiaci orgán vyžaduje, aby v registratúrnom pláne bolo zabezpečené uchovávanie dokumentov projektu po dobu minimálne 10 rokov po ukončení projektu (po obdržaní poslednej platby) podľa vlastného registratúrneho plánu, ktorý vypracuje. Registratúrny plán zasiela KP/PP po uzatvorení zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku na vedomie riadiacemu orgánu. Registratúrny plán musí obsahovať informácie, ako sa bude manipulovať s účtovnými záznamami o projekte v prípade zániku a ukončenia činnosti účtovnej jednotky.
Uchovávať je potrebné nasledovné dokumenty týkajúce sa projektu:
zmluvy vrátane dodatkov (napr. zmluva o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, zmluvy vyplývajúce z obchodných záväzkových vzťahov)
účtovné záznamy týkajúce sa projektu
dokumenty o oprávnení vykonávať podnikateľskú činnosť
ostatné obchodné dokumenty, ktoré sa vyhotovujú v súvislosti s vykonávaním podnikateľskej činnosti
ostatné dokumenty o projekte (napr. prezenčné listiny o realizácii aktivít, pracovné výkazy).
Ak by prišlo k zničeniu, strate, poškodeniu, túto skutočnosť je KP/PP povinný oznámiť riadiacemu orgánu bezodkladne. Vyradenie dokumentov sa môže vykonať len v prípade, ak predtým svoj úmysel oznámi riadiacemu orgánu a tento si neuplatnil nárok na prevzatie účtovných záznamov o projekte."