Máte nejaké problémy s registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom? Zaoberám sa tým. Absolvoval som rôzne školenia po viacerých štátnych archívoch a skúsim Vám odpovedať na Vaše otázky. Informatívne: je potrebné poznať zákon a niektoré vyhlášky, aby ste mohli sami pre seba spracovať tieto dokumenty. Pokiaľ na to nemáte čas a chceli by ste si dať za výhodných podmienok tieto dokumenty dať spracovať, ozvite sa prostredníctvom súkromných sms. Je tu totiž dosť zavádzajúcich informácií.

Zaoberám sa s tým a tvrdím, že nesprávne vypracované plány a poriadky budú archívy vracať ako nevyhovujúce. Bude to zbytočne zaťažovať mnohých tých, čo sa pokúšali vybabrať s úradmi a odfláknuť to.

zakon 395/2002

ja som to dal vypracovať firme mam to kryte zmluvou o dielo a ta nesie zodpovednosť všetko so mnov konzultuju a viem čo to vlastne je a nebude ma potom nieaky uradnik ked sa na miestach menia potom cvičiť

ja som absolvoval to iste, ale mam pocit že ten nový zakon im pridal robotu a oni sa jej snažia zbaviť , lebo sa snažia ako za komunizmu natlačit tlačivá, poradia nam aby sme tam napisali že s tým súhlasíme a keď dojde na lámanie chleba tak povedia -veď je to vaša smernica vy ste si ju vymysleli a dali na schválenia a potom ma seknu. Radšej by som bol keby nám aspoň povedali čo to podpisujeme a poradili nam ako to urobiť čo najlepšie aby sme sa vyhli pokutam. ona mi potom s pokutou nepomozu ani ju nezaplatia ale aby si nahnali percenta že koľko ludi to už ma tak to kubikuju.

Súhlas. To je najlepší postup, pokiaľ sa niekto nechce zaťažovať štúdiom zákonov s ktorými pracovne neprichádza do styku. A hlavne skutočne sa vyhne prípadným problémom kvôli registratúrnemu plánu a poriadku.

len, pokiaľ na to máš peniažky

Ak niekto tieto smernice "odflakne" len pre to aby splnil termin do 30.6. tak sa vystavuje dvojemu riziku.
1. Ak mu poriadok a plan archiv vrati, bude ho musiet stejne prepracovat a zaslat tak aby ho mohol s ucinnostou od 1.1.2006 uz pouzivat. Ak mu ho vratia po 30.6. bude mat co robit aby mu ho do konca roka schvalili, ak nahodou nedojde k posunu terminu napr. z kapacitnych dovodov.
2. Ak mu poriadok a najma plan aj schvalia a tento je spracovany neodborne - resp. nerealne tak ho cakaju problemy pri najblizsom vyradovani - preusporiadavanie. Smernice je treba uviest do praxe aby system dokumenty zacal usporiadavat podla planu (zaznamy do spisov, spisy a reg. zaznamy potom do ukl. jednotiek...) a to u vsetkych agiend nie len u korespondencie. Preto nikdy nie je od veci poradit sa alebo spolupracovat s niekym kto sa tejto oblasti venuje.

Miro...
a vďaka tvojím radám....myslím...že by sa nám to mohlo podariť skĺbiť do verzií, ktoré budú správne aj pre archív a aj pre nás...

Robím súkromnú účtovníčku a chcem všetkým povedať len toľko, že na porade je vypracovaný registratúrny poriadok. Stačí, ak si ho každý stadiaľ stiahne a upraví na podmienky svojej firmy. Ja som tak urobila pre všetky svoje firmy a štátny archív mi ich bez problémov schválil. Nie je nutné platiť ťažké prachy za niečo, čo tu máte pekne vypracované.

Nechcem spochybnovat, len chcem povedat ze takto generalne sa to neda povedat. Az tak jednoduche to neni.Skusim na prikladoch.
To ze archiv schvalil smernice este neznamena ze je vsetko v poriadku. V poriadku je len to ze firma vypracovala a nechala si schvalit smernice.
Tieto ale musi dodrziavat. Preto to co je v jednej firme mozne bezproblemovo dodrzat moze v inej cinit problemy napr. personalne, kapacitne a pod. Smernica by mala byt realna - poriadok. Ale o poriadok az tak nejde.
Najhorsie je registraturny plan. Ten ak si postavi firma nerealne, napr. tym, ze opise od inej firmy kde to tak maju tak si vytvara problem.
Preco?
Napr. (len tak z hlavy) ak v jedne firme ukladaju mzdove listy mimo osobneho spisu tak sa urobi vecna skupina Mzdove listy, da sa jej reg. znacka , znak hodnoty a lehota ulozenia. V plane tiez bude aj skupina Osobne spisy konatelov a Osobne spisy ostatnych, ktore budu mat tiez svoje rznacky, ZH a LU. Ak by to ale opisala firma ktora existuje napr. 10 rokov a u nich sa ukladaju mzdove listy do osobneho spisu, tak pri najblizsom vyradeni by museli zo vsetkych spisov za celych 10 rokov existencie povytahovat mzdove listy, dat ich do samostatnych sanonov ostitkovat a ulozit v reg. stredisku osobitne.
A naopak. Ak by si firma do planu dala ze maju byt sucastou os. spisu a v reale ich ma zvlast, tak by ich museli pracne napchat do os. spisov aj za celu dobu existencie firmy.
Pri vyradeni ktore je firma povinna vykonavat minimalne raz za 5 rokov, totiz uz nikto nebude nic tolerovat. Ako je zapisane v plane musi byt v skutocnosti aj ulozene v ukladacich jednotkach. Pri vyradeni firme statny archivari skontroluju cely system a jeho nadvaznost na predchadzajuce vyradovacie konania, vtedy pridu na kontrolu do firmy osobne. Preto stale opakujem ze je to treba robit podla realnych podmienok kazdej firmy a nie opisovat. Chodim po firmach a este som dve rovnake nenasiel kde by sa aspon v nejakej casti agendy nieco nelisilo najma v agende zakaziek, projektov, obchodnych veci a pod. To spravidla vychadza z personalnych podmienok, skusenosti a zvykov na to neni predpis a preto je to vsade trochu ine iked podobne.
Ak si do planu firma napise zle skupiny tak to bude musiet podla nich preusporiadavat a to je drina. Veci sa vyraduju totiz podla planu platneho v dobe ich vzniku, cize ani nasledne upravenie planu ked sa uz fima pouci na vlastnych chybach neni riesenim. Ak sa nikto neurazi dovolim si tu prehlasit ze firma ktora existuje 4 a viac rokov ma omnoho vacsi problem s pripravou vyradovacieho konania - povinneho zo zakona tak isto ako je teraz predlozenie smernic, nez s odoslanim smernice do archivu na schvalenie.
Ked su smernice vypracovane treba sa spetne pozriet ci nasi ludia tak dokumenty usporiadavaju v reale a ci vobec je to mozne tak usporiadavat ako sme si napisali. Registratura, resp. podla EU noriem Sprava dokumentov nesmie ist proti firme, ale ma napomahat v profesionalnej sprave informacii, ktore ak raz do firmy prisli tak maju byt dostupne kazdemu kto ich pre vykon svojej prace potrebuje.

No nie je to zas tak hrozné, treba si len vybrať takých, ktorí to vedia a "nemajú pritom veľké oči". Poradím, napíš mi.

Môj príspevok bol viac-menej pre účtovníčky, ktoré doklady podnikateľom pekne ukladajú a tak s vypracovaným registratúrnym poriadkom nebude mať ani jedna firma problém, nakoľko ako účtovníčka robím evidenciu pre všetkých podnikateľov rovnakú. Takže vlastne dané registratúrne poriadky budú aj dodržiavané. Prečo by som mala robiť každému podnikateľovi iný poriadok a potom u každého postupovať podľa iných predpisov?

evuša:
ja som svoj prispevok nemyslel ako kritiku tvojho prispevku. Samozrejme ten kto vedie firme agendu - uctovnu pozna firmu do podrobnosti. To je vyhoda pri spracovani najme planu, ktory je najtazsim uskalim v tomto procese. Externista by to musel pomocou auditu, resp. urcitej analyzy na jednotlivych pracoviskach pozistovat. Kazde ma svoje vyhody aj nevyhody. Moj prispevok sa tykal skor tych firiem co ktore sa rozhoduju si to vypracovat sami sebe.

Podarilo sa mi nájsť jeden registratúrny poriadok. Je to originál z univerzity Mateja Bela v BB. Podarilo sa mi ho vyňuchať v jednom nemenovamom vyhľadávači.
Užite si ho a nech nemáme všetci rovnaký !!!

Je to zo stránky:
www.rekt.umb.sk/test/doc/Registraturny_poriadok.doc

Registratúrny poriadok a Registratúrny plán sú dva dokumenty, dve interné normy. Bývajú spolu, ale každý materiál je samostatný dokument, pretože časom môže prísť k zmenám, a potom sa robia dodatky k jednému alebo druhému. To čo tu M3G priložila sa síce volá Registratúrny poriadok a registratúrny plán, ale je to čisto len registratúrny poriadok. O registratúrnom pláne tam, ani nechyrovať. Takže opäť si niekto mákol. Alebo, pripúšťam, môže celá ďalšia časť prílohy chýbať. Ale doporučovať, aby registratúrny poriadok vysokej školy slúžil ako vzor pre vypracovanie registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu pre živnostníka, či podnikateľa hodnotím ako nie je najšťastnejšiu radu. Jedine ak vtedy pokiaľ niekto z tu prihlásených diskutérov podniká s vlastnou vysokou školou a chcel by to použiť ako ťahák.

Ahojte všetci poraďáci,
Firmy, podnikatelia, ale aj štátne a samosprávne inštitúcie majú ešte niekoľko mesiacov na to, aby si urobili poriadok v dokumentoch. A to taký, aký predpisuje zákon o archívoch a registratúrach. Slovo registratúra sa už častejšie vyskytuje v spravodajstve médií, daňoví poradcovia na blížiaci sa termín, 30. júna, upozorňujú svojich klientov. Čoraz častejšie sú aj ponuky firiem ochotných podnikateľom so správou registratúry pomôcť.

Mnohí podnikatelia o zákone o archívoch a registratúrach vôbec nevedia, rovnako ako o povinnosti, ktorá im z neho plynie. Po jej nesplnení však môže nasledovať až stotisícová pokuta.

Nový slovník

Zákon (č. 395/2002 Z.z.), ako aj vykonávacia vyhláška k nemu (č. 628/2002 Z.z.), ukladá do konca júna tohto roka všetkým fyzickým a právnickým osobám – štátnym či súkromným, z ktorých činnosti vzniká registratúra, vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán. A predložiť ich na posúdenie a schválenie Ministerstvu vnútra (MV) SR prostredníctvom miestne príslušného štátneho archívu.
Pod označenie registratúra spadajú všetky dokumenty, ktoré sa viažu k činnosti podnikateľov či úradov. Povinné osoby zákon nazýva pôvodcami registratúry. Registratúra tak zahŕňa napríklad účtovnú, daňovú, zamestnaneckú či obchodnú agendu, dokumenty týkajúce sa správy budovy firmy, či jej riadenia.

S požiadavkami zákona (§ 16) a vyhlášky (§ 43) musí byť registratúrny poriadok v súlade k 1. januáru 2006. Na schválenie ho však treba predložiť ešte do polovice tohto roka. Firmy, ktoré si nevedia s registratúrou rady, môžu požiadať o informáciu alebo usmernenie ministerstvo priamo alebo prostredníctvom niektorého zo štátnych archívov. Ďalšou možnosťou, ktorú ponúka zákon (§ 23), je prostredníctvom outsourcingu zveriť správu registratúry inej osobe.

Registratúrny softvér

Výhodou je možnosť uchovávať dokumenty len v elektronickej podobe. ???V registratúrnom poriadku sa však subjekt musí zaviazať, že dokumenty bude uchovávať v takom formáte a na takom nosiči, aby bola po celý čas uloženia zabezpečená konverzia do vyšších systémov,“ vysvetľuje Mária Mrižová z odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy MV SR. Viac ako dvadsať firiem už okrem toho získalo kladný posudok ministerstva pre vecné riešenie softvéru na správu registratúry.
Zákon už platí dva roky, nie všetci ???pôvodcovia registratúry“ si podľa M. Mrižovej nechali úpravu registratúry na poslednú chvíľu. ???Peňažné ústavy, telekomunikační operátori, štátna správa aj samospráva, ako aj ďalšie subjekty majú túto otázku vyriešenú,“ konštatuje M. Mrižová. Dodáva, že rezervy sú najmä v menších akciovkách a eseročkách.

Registratúrny poriadok, registratúrny plán a správa registratúry


Registratúrny poriadok je vnútrofiremný predpis, ktorý určuje, kto a ako nakladá s firemnými dokumentmi.
Registratúrny plán stanovuje, ako sa firemné spisy triedia (napríklad ako budú roztriedené faktúry či zmluvy).
Správa registratúry je organizovanie manipulácie so spismi: ich prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie, ukladanie a ochrana, ako aj vyraďovanie, starostlivosť o personálne obsadenie a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry.
Živnostníci jednoduchšie

Osobitne mysleli tvorcovia zákona na samostatne podnikajúce fyzické osoby. Podľa nich by nebolo efektívne zaťažovať fyzické osoby podnikateľov tvorbou vlastných registratúrnych poriadkov a plánov, ako aj prísnou procedúrou spojenou s hodnotením a vyraďovaním dokumentov vzniknutých z ich činnosti.

???U nich registratúra vzniká len v istej obmedzenej podobe, preto sme to riešili metodickým návodom so vzorovým registratúrnym poriadkom,“ hovorí riaditeľ odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy MV SR Peter Kartous. Priložený registratúrny plán má byť živnostníkom len pomôckou najmä na stanovenie lehôt uloženia dokumentov pred ich zničením, na ich evidovanie, uchovávanie a vyraďovanie.

Len upraviť

???Predpokladáme, že firmy registratúrny poriadok už teraz majú,“ hovorí P. Kartous. ???Podľa nového zákona a v súlade s novou metodikou ho možno bude potrebné len upraviť,“ dodáva.
No dodáva, že mnohé firmy majú v dokumentoch neporiadok, a to dokonca aj v daňových a účtovných. Na druhej strane spoločnosti, ktoré zaviedli systém manažérstva kvality ISO 9001, ktorý – hoci s inou terminológiou – je ešte z roku 2002, vyhovujú požiadavkám zákona týkajúcim sa riadenia dokumentácie.

Od 1. júla tohto roka je potrebné rátať s prípadným sankčným konaním za nesplnenie povinností pri správe registratúry (§ 31 zákona). Podľa M. Mrižovej sa však netreba báť, že v priebehu dvoch mesiacov dostanú všetky subjekty kontrolu a prípadnú pokutu.

???Štátne archívy postupujú pri výkone štátneho odborného dozoru spravidla podľa plánu kontrol. Kontroly vykonávajú podľa potreby priebežne u všetkých subjektov, ktoré majú vo svojej predarchívnej starostlivosti. Ak v rámci kontrol vykonaných po 1. januári budúceho roka zistí štátny archív porušenie zákona, vyhlášky alebo neplnenie povinností, ktoré tieto všeobecne záväzné normy ustanovujú, budú nasledovať sankcie,“ hovorí.

???Nie je však naším cieľom vyhrážať sa,“ zdôrazňuje P. Kartous. Tým je podľa neho to, ???aby si každá organizácia uvedomila, že registratúrny poriadok, ako presný opis jednotlivých úkonov v rámci starostlivosti o dokumentáciu, potrebuje. A nie iba ako formálny dokument.“

a ete na záver niektoré linky, snáď Vám to pomôže
www.civil.gov.sk/archivy.htm.
www.civil.gov.sk/arcg/MPzivnostnicileg.doc

Ete som niečo našla v národnej obrode


Živnostníci musia vypracovať vlastný registratúrny plán

Zámer vyradiť svoje dokumenty musí podnikateľ ohlásiť štátnemu archívu

Každý podnikateľ, či už právnická alebo fyzická osoba, je povinný najneskôr od 1. januára 2006 zabezpečiť správu svojich dokumentov. To znamená, že ich majú evidovať, ukladať
a vyraďovať podľa písomne vypracovaného plánu. Okrem toho majú povinnosť ohlásiť štátnemu archívu listom zámer vyradiť svoje podnikateľské dokumenty. Právnické osoby musia svoj plán archivovania, takzvaný registratúrny poriadok, predložiť na schválenie štátnemu archívu.
Aj samostatne podnikajúce fyzické osoby si musia vypracovať vlastný registratúrny poriadok, ale nepredkladajú ho na schválenie. To ich však nezbavuje povinnosti archivovať svoje podnikateľské doklady podľa stanoveného poriadku.
Ako podklad na vypracovanie vlastného postupu pri evidencii, ukladaní a vyraďovaní dokumentov môžu fyzické osoby využiť metodický návod, ktorý nájdu na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk pod linkou správa registratúry.
Metodický návod, ktorého súčasťou je vzorový registratúrny plán, si môžu živnostníci vyžiadať aj v štátnom archíve alebo na oddeleniach pre živnostenské podnikanie miestnych úradov.
Evidencia dokumentov, ktoré vznikajú z činnosti živnostníkov, má podľa metodického návodu obsahovať minimálne číslo dokumentu, dátum doručenia alebo vzniku, vec, ktorej sa týka a adresáta. Evidovať možno osobitne jednotlivé skupiny dokumentov, napr. objednávky, zákaznícku agendu, bežnú korešpodenciu, daňové doklady.
Dokumenty treba uschovávať tak, aby boli zabezpečené pred zničením alebo odcudzením. Ak sa poškodia, zničia alebo stratia, musí to podnikateľ ihneď oznámiť príslušnému štátnemu archívu.
Na vyradenie možno navrhnúť podnikateľské dokumenty až keď stratia platnosť a uplynie lehota určená na ich uloženie. Zámer vyradiť dokumenty oznámi podnikateľ štátnemu archívu listom. Ten má obsahovať druh a počet dokumentov, časové rozpätie, kedy vznikli a oznámenie, že uplynula lehota ich uloženia a podnikateľ ich nepotrebuje na ďalšiu činnosť. Po oznámení je nevyhnutné 30 dní počkať, či štátny archív neuplatní nárok prevziať niektoré z dokumentov do svojej starostlivosti. Ak nie, môže podnikateľ vyradené dokumenty zničiť.

Čo obsahuje registratúrny plán pre živnostníkov

Značka Vecný obsah Lehota uloženia
dokumentu (v rokoch)
AA Záznamy z pracovných
stretnutí a ciest 5
AB Bežná korešpondencia 3
BA Dokumenty o oprávnení
na podnikateľskú činnosť 5 (po zániku)
CA Ponuky 3
EF Faktúry 10
EF1 Kniha faktúr 10
EO Kniha objednávok 10
EL Účtovníctvo 10
EN Bankové výpisy 10

Ak by si niekto z Vás nevedel radi, tak kľudne môžete zavolať na štátny archív!
Sú Vám povinný odpovedať na všetky vaše otázky a dokonca aj poslať nejaký metodický pokyn či vzor ako to ma vizerať.
Myslím si, že za pokus to stojí .
Skúste a potom dajte vedieť ako ste pochodili ).

nesuhlasim, ty im budeš robiť len účtovnú a agendu a čo ostana, právna, cosialna, personálna, odborná............ . Mne to tiež spravila mojaúčtovníčka a tera neviem ani ja ani ona čo ďalej lebo sebe zodvihla renome, veď ja viem to nieje problém a teraz stale nemá čas a ma toho veľa atď. Takže nieje to až také jednoduché.