Jojojoj joj minuly stvrtok som bol v TN na prednaske pani Dr. Mrizovej z MV SR (aj preto ze niektore archivy si prilis svojsky vysvetluju metod. pokyn MV SR). Nic z toho co MV SR vydalo smerom k SZCO ani sro sa od januara nezmenilo. Pani v archive PO nie je v obraze - bohuzial musim to takto konstatovat. To nie je o pocte zamestnancov ale o SZCO a PO. PO musi mat a SZCO nemusi a nemusi ani nic platit lebo metod. pokyn ma MV na internete viz prispevok vyssie.
Odporiucam ti spojit sa priamo s pani Mrizovou alebo jej kolegynou z MV SR a urobit to tak ako to MV SR rozhodlo.
Bohuzial tieto informacie k archivom sa bud nedostali napriek tomu ze mali k tomu spolocne skolenie, alebo ich nerespektuju.
Kontakt na pani Mrizovu je mrizova.maria@mvsr.vs.sk

Čo navrhuješ myslíš si že by mali aj FO dávať svoj registratúrny poriadok na schávlenie?

Ako Rado hovori - zakon je zakon. Tam ziadne vynimky nie su.
Ale ak budem uvazovat tak ze kompetentnym v tejto oblasti je MV a ono verejne vyhlasilo ze SZCO splni poziadavky zakona ak bude plnit metodicky pokyn tak by to malo stacit.

Archhivy uz nepatria pod okresy ani kraje ale su pracoviskami MV SR a musia dodrziavat to co ich predstaveni rozhodli.

Podobne je to aj s terminom 30.6. Ten neni nikde v zakone ani vo vyhlaske uvedeny tak ze do tohoto terminu sa ma poriadok a plan vypracovat.
To sa ma vypracovat ihned po vzniku firmy.
Kedze MV vyuzilo termin 30.6. z vyhlasky k tomu ze do tohoto terminu bude tolerovat nevypracovanost poriadkov je tiez len ich rozhodnutim ktorym vysli v udstrety tym co to este nemaju.

Aký je rozdiel medzi týmito dvoma číslami? Ja mám v smernici, že číslo spisu je číslo, pod ktorým je zaevidovaný spis v denníku. Čo si tým myslel? Alebo som zasa niečo prehliadla.

Neviem v akej suvislosti som to spominal.
Ale obecne v manualnom systeme plati toto:
Pisomnosti (reg. zaznamy) sa zapisuju do reg. dennika v poradi v akom prichadzaju/vznikaju. Tj dostavaju postupne cisla. Tymto cislam sa hovori napr. porad. cislo z reg. dennika, evid. cislo, podacie cislo a pod.
Ak vec (problem, pripad ap.) riesi viac registraturnych zaznamov tj. su zaevidovane pod roznymi cislami v registraturnom denniku - ktore nemusia ist po sebe (a spravidla nejdu po sebe - lebo medzi tym prisli aj pisombnosti k inym veciam) tak poradove cislo prvej pisomnosti ktora k danej veci prisla/resp. u nas vznikla je cislom zakladnym - cislom spisu.
Takze prve podanie v danej veci ma rovnake poradove cislo z dennika ako je aj cislo spisu, kdezto u dalsich podani -reg. zazanamov v tejto veci budu uz poradove cisla z dennika ine, ale aj tieto pisomnosti budu sucastou spisu s cislom toho prveho podania vo veci.
To poradove cislo rtoho prveho dokumentu vo veci je cislom spisu a uvadza sa aj na spisovom obale. Cisla dalsich dokumenov vo veci sa uvadzaju na spis. obale od dola smerom hore. V denniku sa potom tato vazba urobi v kolonke predchadzajuce cislo.
Toto je ta tvorba spisu co MV yyzaduje a co zivot najviac komplikuje - v aut. systeme tam to ziaden problem nerobi. Ale nielen MV aj europske normy pre spravu dokumentov to vyzaduju obdobne - skratka co patri k sebe treba prepojit.

Čiže ak to zhrniem: príde mi dopyt - tomu pridelím číslo z denníka, ponuke, ktorú odošlem ako odpoveď na dopyt, pridelím ďalšie číslo z denníka a zároveň pripíšem aj číslo pridelené dopytu. To tu budeme musieť zamestnať jednoho brigádnika na číslovanie dokladov - máme zákazkovú knihu - tam dostane každý dopyt číslo a potom sa toto číslo tiahne celou zákazkou až do zrealizovania. Z toho mi vyplýva, že napr. taká faktúra bude mať svoje číslo, číslo z denníka a číslo zákazky. To je fakt super.
Ešte jedna vec: čítala som tu tvoj príspevok ohľadom registratúrnych plánov - rozdiel medzi veľkými a malými spoločnosťami. Celá šťastná som si vytlačila reg. plán odtiaľto, povyhadzovala som odtiaľ to, čo sa nás netýkalo. ppo tvojom príspevku mi došlo, že to tak nemôžem mať. Lebo na každý druh listiny by som musela mať zvlášť zložku. V účtovníctve mi to nevadí, ale personalistika je horšia. Myslíš, že to bude OK, ak si do šanónu hodím eurobaly, zakladače a tie označím reg. značkou atď? Neviem, čo by bolo pre mňa najjednoduchšie. Doteraz som to mala tak, že čo sa týkalo zamestnancov (okrem výpočtu mzdy) som mala v jednom zakladači. Doklady o výpočte mzdy som zasa mala rozdelené po mesiacoch a rokoch. Ja už mám z toho bordel. Predtým som bola správcom registratúry vo veľkom podniku na jednom oddelení a tam sa mi nestávalo, že by som mala 2-3 papiere jednej reg. značky. Fúúú - ale som sa rozpísala - dúfam, že sa ti to bude chcieť čítať.

Pokiaľ ide o ten MP, tak ten si môžete stiahnuť z príspevku 175. Je to priamo z MV od p. Mrižovej.

Evelien
Ak mas manualny system tak by to bolo asi takto:
pride ti dopyt, ty ho zaevidujes do dennika a spracujes odpoved. Tato odpoved je vlastne vybavenim tohoto dopytu. Preto nebude sa evidovat ako dalsie cislo v denniku, ale rovno mu pridelis cislo pod ktorym bol povodny dopyt zaevidovany do dennika (cize ak by si mala na liste kolonku Nase cislo tak tam by si uviedla to cislo povodneho dopytu na ktory odpovedas) Dopyt je ako podanie a odpoved nan je vybavenie - v denniku bude zapisany len jeden riadok.
Ak by ale zakaznik znovu nieco chcel napriklad upresnit napr za tyzden (medzitym uplynulo mnoho cisiel v denniku) tak tuto jeho ziadost zaevidujes do dennika pod cislom najblizsie volnym a v kolonke predchadzajuce cislo uvedies to cislo povodneho-prveho dopytu. Odpoved na ten druhy dostane zase cislo toho druheho.
Takze budu 4 pisomnosti, vzdy dosla a odoslana pod jednym cislom tj. dve cisla z dennika budu sluzit pre tento pripad. To prve cislo bude cislom zakladnym -cislom spisu. Ak by potom znovu zakaznik nieco chcel tak sa postupuje az do vtedy dokial pripad nepovazujes za uzatvoreny.
Toto je prave ten najhlavnejsi rozdiel medzi sposobom vedenia formou Dosla a Odoslana posta, ktory robi v systeme registratury velke problemy.
No a to neni vsetko lebo este treba spisovy obal a vypisat kolonky o ulozeni - takze miesto brigadnika by bolo lepsie niekoho na dobu neurcito neurcitu.
Preto ja propagujem aut. system kde sa kazdy stara o svoje a tieto problemy az tak nevnima.
Co sa tyka tych uvah okolo planu - presne si trafila - to je priblizne to co sa stale snazim vysvetlit. Za kazdou polozkou planu si treba predstavit ukladaciu jednotku. Nemusi to byt nutne sanon, moze to byt zlozka, spisova zlozka. Ale raz ak si tam uvedies ze to takto budes ukladat tak si si dala povinnost to tak ukladat. Takze radsej treba 5x merat ako 1x strihat. A to aj preto ze ak si na prvy krat spravis zly plan a po case ho upravis tak pisomnosti ktore vznikli do doby tejto upravy sa uz budu musiet ulozit podla povodneho planu. A ak spolocnost nemala ziadny plan, existovala napr. 5 rokov a prvy plan je zly tak vsetko to za tych 5 rokov treba rozobrat a ulozit podla toho planu. Hrabat sa v starych sanonoch v spolocnosti ktora potrebuje zarabat a kde na to neni nikto vycleneny su zbytocne velke naklady.
Plan musi preto zohladnit aj to ako ste pracovali doteraz ale aj buducnost a treba za nim vidiet vyradovanie a najme archivnu prehliadku, kedy si kontrolny organ namatkov zoberie s skontroluje zopar sanonov.

celej procedúre registratúra v malej firme hovorím "maximálna buzerácia" ...prepáčte za výraz, ale inak sa už vyjadriť neviem.Ja som živnostník a do roka mi príde asi 5 papierov a ja odošlem tiež asi 5 ..... a musím podstúpiť takéto procedúry registrácie. Na ďalšieho človeka nemám peniaze, aby mi toto robil....však v dnešnej dobe malý podnikateľ len papieruje, kedy má podnikať,aby si zarobil aspoň na odvody !

Ak si zivnostnik precitaj si predosle prispevky. Neni to take hrozne. Pozri si metodicky pokyn.

Mirko ďakujem za vysvetlenie. Už sa teším, keď to budem vysvetľovať šéfovi. To zasa bude!!! Snáď sa mi podarí správne rozdeliť doklady, aby to bolo ok. Ale asi budem musieť skôr mysliť do budúcna. Teraz sme síce malá spol., ale keď vidím ten vývoj za 3/4 roka (to je naša existencia), tak si doklady predsa len porozdeľujem do euroobalov, o pár rokov do závesných zakladačov a o ďalších pár rokov do šanónov. Len mi zostáva dúfať, že sa mi plat zvýši úmerne počtu dokladov .

Drzim ti palce.
Teraz pojde len o to aby si sef uvedomil, ze nie tvojou zasluhou ti pribudlo pomaly dvakrat tolko roboty ako si mala doteraz a ze by sa patrilo to zohladnit na plate. Lebo vypracovanim poriadku sa vsetko este len zacina. Bude treba pripravit vyradovacie konanie a to je nepomerne horsie ako vypracovanie samotnych smernic. Aj ked ste mlada spolocnost bude treba system strazit aby system co najlepsie usporiadaval sam aby si to potom nemusela za ostatnych robit sama. A sef si musi uvedomit, ze bud potom zaplati niekoho z vonku alebo mu to urobi nejaka "obet" z vlastnych radov ale ak je sef objektivny tak by mal aspon cast nakladov, ktore by dal na usporiadnie niekomu z vonku investovat do svojho pracovnika, ktory to cele za firmu odskace.

Akurát sa mi dostala do rúk ponuka jednej firmy, ktorá tieto poriadky vypracúvava za živnostníka chcú 500,- Sk a za s.r.o. 3000,-

Mohla by si zverejniť tú ponuku?

Aja mám ešte jednu primitívnu otázku k tejto problematike.Prečítala som si všetky články, ale mám z toho čím ďalej väčší hokej. Môžete mi vysvetliť napr. len takú drobnosť ako sú moje vyšlé ponuky. Ja ich teraz evidujem a zakladám podľa zákazníkov. To znamená, že počas roka v zložke firmy XY mám napríklad 10 ponúk. Väčšina ponúk ide e-mailom a nemám ich vytlačené. Vysvetlite mi konkrétne len na ponukách, čo to pre mňa do budúcnosti obnáša. Ako ich budem musieť evidovať. Som z toho magor.

Aby sa to dalo jednoznacne povedat museli by sme sa o tom trochu pobavit.
Ak napr. su ponuky rovnake posielane viacerym firmam potom staci sa zaoberat tou jednou. Tu zaevidujes a ostatne su vlastne kopiami ktore rozosielas adresatom.
Ak je kazda ina tak je postup trochu zlozitejsi ale ak ich zakladas podla zakaznikov tak zrejme vedies agendu formou tzv. zakazkovou a potom ponuka je jednym zo zaznamov v ramci zakazky.

A nakoniec musia sa také ponuky archivovať ? Veď z 50 ponúk sa môže zrealizovať iba jedna a k tej mám objednávku s uvedenou cenou - potom už ponuku neprikladám . Čo na to hm..?

Miro, a nechcelo by sa Ti to trochu rozobrať? Mne nie je jasné kde tú ponuku uložím, či k zákazníkovi a či ju musím ešte raz prfotiť a niekde založiť: Na tej ponuke musí byť aké označenie? Som z toho vedľa. Môžeš tento jeden prípad podrobne rozobrať?
Ďakujem.

Ok zalezi ako mas postaveny plan. Ak mas ponuky samostatne tak original ponuky ulozis do samostatnej zlozky ponuky.
Ak mas v registraturnom plane vecnu skupinu zakazka, tak ju kludne vloz tam a vtedy je zbytocne aby existovala zlozka ponuky. V takom pripade sa ponuka stava jednym zo zaznamov celej zakazky. A ulozena do sanonu bude zakazka a v ramci nej bude aj ponuka.
Teda pri tvorbe planu treba pozerat na to ako to doteraz robis.
Na ponuke bude ako na kazdom inom dokumente. Cislo bude mat dalsie v poradi a bude sucasytou spisu. Mozno ze cislom spisu bude priamo tato ponuka. Ak je prvym dokumentom v ramci zakazky tak spisovym cislom bude poradove cislo z dennika pridelene prave ponuke. Ostatne pisomnosti v ramci tejto zakazky potom dostanu svoje poradove cisla, ale budu sucastou spisu cislo - to co dostala ponuka - .
Takze ak sa na ponuku nedockas odpovede tak spisom je sama tato ponuka. Ak sa z toho vykluje cela zakazka tak spis okrem ponuky ktorej cislo si spis ponesie bude obsahovat aj dalsie dobumenty trebars az po zmluvu, reklamacie a pod.

Hm, nájde sa tu niekto, kto mi poradí ako napísať ten Registratúrny plán? Ja to na porade sledujem už dlhšie, ale napriek prečitaniu si zákona, všetkých príspevkov a odkazov na iné stranky, nie som vôbec, ale absolútne vôbec v obraze. Aj ja som sa tešila, keď viacerí z Vás napísali, že to tu zverejnia ... ale prosim, vy zverejňujete to, čo dajú aj v Št. archíve. Je niekto ochotný z malej s.r.o. prispieť tu vzorom svojho elaborátu? PROSIIIIIIIMMMMMMM ...

pridávam sa k prosbe o niečo aspoň trochu konkrétne, vďaka!!!