Číslujú sa pod "jednacím číslom" (podľa knihy, do ktorej sa zapisuje pošta), ku ktorému sa priraďuje rok napr. 276/2016. Ak je udelených viac pochvál alebo pokarhaní napr. na štvrťrok, zapisuje sa j. č. (číslo) aj s číslom, určujúcim počet udelených pochvál napr.
Janko Hruška 216-1/2016
Eva Jahodová 216-2/2016
Fedor Slivka 216-3/2016 atď.
Pod týmto j. č. sa robí zberný hárok a zakladá sa do knihy korešpondencie. V novom kalendárnom roku sa udeľuje j. č. opäť s číslom 1 a s príslušným kalendárnym rokom. Číslo musí byť pridelené podľa poradia v knihe, pretože tlačivo musí dostať aj zákonný zástupca, aj sa musí založiť do spisu žiaka.