Ja osobne používam spisový obal - dvojhárok, ktorý zakúpite v Ševte, kde sú predtlačené údaje ako základné číslo , registraútrna značka, znak hodnoty, lehota uloženia a vec. Používam ich veľmi dlho a dosť mi uľahčujú prácu (je to však otázka zvyku, niekto si bude myslieť,že je to zbytočnosť, samozrejme tiež záleží aká ste firma). Na tento spisový obal si, okrem predpísaných náležistostí, vyznačujem ako bola vec vybavená, kedy, komu odoslaná, či bola ukončená alebo je ešte "živá" a všetky základené potrebné údaje. Do spisovného obalu potom vkladám všetky písomnosti týkajúce sa danej veci, svoje šmyráky, môžte si tam zaznačiť telefónne čísla osôb, s ktorými ste napr. boli v kontakte pri vybavovaní danej problematiky, ďalej niektoré veci môžete vybaviť telefonicky, e-mailom nielen písomným stykom a toto všetko si môžete zaznačiť na spisový obal. Ja som potom zvyknutá cetý takýto dokument vložiť do eurooblau a podľa charakteristiky písomnosti do označených šanónov. Verte mi je to sila zvyku, ak si to správne zabehnete, spočiatku sa to bude možno zdať zdĺhavé, ale ak budete potrebovať urýchlene informácie nemusíte v nietkorých prípadoch veľa listovať, dôležité údaje si prečítate z prednej strany spisového obalu.