dakujem pekne, ale stale nechapem co zapisem do toho dennika. na faktury som mala doteraz knihu doslych a odoslanych faktur, to je v poriadku, ale postu sme nikde neevidovali. Takze pride mi list, odpisem, odpoved prilozim k listu co prisiel a zalozim, a co napisem do dennika??
A este jedna otazocka, nedavno nam prisiel list kde mali oni svoju znacku, ja ked im chcem odpisat, tak do vase cislo dam ich cislo, a do nase cislo dam moje cislo, ktore ide po poradi??

Odporúčam každému stanoviť účinnosť registratúrneho plánu od 1.1.2006 - teda najneskorší možný termín a ostane nám ešte pol roka na tréning. Nakoľko som s tým už začala, nie je to také strašné. V denníku sa evidujú iba veci, ktoré majú zmysel pre firmu (t.j. žiadne ponuky, všeobecné letáky atď. o ktoré nemáme záujem). Vlastne korešpondencia. Účtovná agenda má podľa registratúrneho plánu stanovené registratúrne značky, vytvorím na ne spis podľa druhu za rok a zahrniem ich do denníka pod číslami spisov v závere roka. (Ja som si to takto stanovila v registratúrnom poriadku.) Nie je to povinnosť, ale vidím v tom výhodu evidencie a možného ľahkého vyhľadávania v budúcnosti. Tabuľka denníka v Exceli je super, umožní Vám robiť aj tzv. menné registre.
Je dobré si "dobré veci" zahrnúť do registratúrneho poriadku.

OK tak je to presne.
V denniku vyplnis kolonky cislo, datum, od koho prislo, pod akym cislom, co prislo. Potom napises odpoved na nu das to cislo z dennika.
Akurat do kolonky sposob vybavenia napises napr. "Listom", Doporucene a pod..
Toto len v MANUALNOM systeme v automatizovanom postup iny.
Podla STN kolonka nase cislo sluzi na zapisanie cisla pod akym my tu vec evidujeme v denniku a vase cislo tam napis ich cislo pod akym to prislo od nich. Ked potom budete napr. telefonovat spolu tak tomu protajsku povies "Vyberte si Vase cislo XY" a on by ho mal bez problemov najst aby ste mohli potom rokovat.

dobre, dakujem, uz sa do toho dostavam, ale este jedna vec ma zaujima, u nas sa dost casto stava ze posielame nieco faxom,alebo mailom, ako je to vtedy?? alebo ked nam pride nieco mailom, nejaky list, aky je postup??

a este nieco, ta peciatka sa dava len na listy ktore pridu,alebo aj tie ktore posielam???

S mailami a faxami sa zaoberám iba vtedy, keď mi vypovedajú o niečom, čo budem potrebovať aj v budúcnosti. Registratúrny plán a poriadok máme už tretí rok /ten zákon je už staršieho dátumu/ Nieje to také strašné ako sa to zdá. Po čase sa tomu zasmejete.
Registatúrny denník = Kniha došlej pošty, evidejem iba doporučenú poštu
Odoslanú poštu, tiež iba doporučenú, na tlačivách, ktoré mi potvrdzuje pošta.
Odoslané a prišlé faktúry samostatne, na to sú knihy faktúr.

Ak mas manualny registraturny dennik tak moc nenarobis, lebo by si musela maily koli evidencii tlacit. Ak je to obcas nic sa nedeje. Ked si povies ze je to dolezity mail a vytlacis ho. Ale keby si mala tak denne postupovat tak je to nehospodarne a nesetrne voci zivotnemu prostrediu.

Nejde len o registratúrny denník, ale teraz ide o reg.poriadok. A ten musí obsahovať manipuláciu s dokumentami, úschovu dokum. a vyraďovanie dokum. Evidencia- pečiatka prezentačná a pečiatka spoloč. na regisgtr. záznamy. ďalej všetko oštítkované, každý krok kto s tým bude pracovať, pripínať obálky, ktoré obálky a na ako dlho, aká je súkromná pošta, ako je zaevidovaná,triedenie zásielok,prijímanie,vedenie denníka, evidovanie záznamov.Prideľovanie čísla.Vybavovanie záznamov, tvorba záznamu,používanie pečiatok, podpisovanie a rozmnožovanie záznamov, odosielanie zásielok,- potom ukladanie- celý postup s registratúrou, povinnosti reg.zamestnanca, označovanie, ukladanie do reg.strediska, požičiavanie záznamov, nazeranie do spisov, a v tretej časti vyraďovnie - zásady, znak hodnoty, - či na archiváciu či na skartovanie, lehoty uloženia, postupy pri vyraďovaní, k tomu priložené vzory..mať stanovené značky. Ja som po víkende trochu makala a je to kakofónia. Vymakaný poriadok s navrhnutým plánom treba vyhotoviť 2x a raz zaslať do archívu na schválenie.Potom si doma ešte vytvoriť systém práce ako to dodržiavať, pretože je možná kontrola z archívu.Musí byť pohotovo prichystaný spis s presným uvedením kde sa nachádza. Nestraším, veľmi sa s tým vážne zaoberám a je to naozaj dosť zložité. Zdravím

Súhlasím s tebou.
Odporúčam si pozrieť stránku www.spisy.sk alebo stránku www.admis.sk, kde je o registratúre celkom dobre popísané a ponúkajú aj sofvér na vedenie registratúry.
Miro

Mala by som na Vás jednu otázočku. Do registratúrneho denníka zapisujem listy, ktoré mi prišli a listy, ktoré od nás odišli, alebo na listy ktoré prišli mám jeden denník a na listy ktoré odišli druhy denník????
Lebo mi väčšinou nemáme listy, ktoré vzájomne súvisia, že by sme si s firmami odpisovali. Napíšeme list oni si ho pozru a tym to hasne, ozvu sa telefonicky....atď.

Naozaj mi nevie nikto odpovedať???

registraturny dennik dostanes kupit v sevte - zapisujeme don aj doslu aj odoslanu postu teda mame jeden rozpisany - okrem letakov a inych ...

Takze mi stačí jeden denník a zapisujem tam aj došlu aj vyšlú poštu. Správne som to pochopila? Ďakujem pekne za radu.

Začínam aj ja práve jeden vypisovať. Čo sa má uvádzať do kolonky predchádzajúce číslo? Som asi "maďar" :-D, ale neviem čo tam uviesť... nemáte niekto vyplnený vzor?

Pozri do témy :Povinnosť registratúry sa posúva......
tam Ti anklar napísala vzor.

Hej, našla som si,... ale je to čosi iné ako tento môj reg. denník... :-( čo vyprosím uvádzate do kolonky "Predchádzajúce číslo"???

Servus.
Do kolónky "predchádzajúce číslo" vpisuješ jedno, naozaj predchádzajúce číslo. Také, ktoré je číslom predposledného spisu, súvisiaceho.
Napr.:
Dňa 20.08.2007 si dostala od subjektu písomnosť vo veci Reklamácie.
Dala si mu značku: 178/skratkafirmy/2007 (1)
Na druhý deň, 21.08., si mu odpovedala pod značkou 184/skratkafirmy/2007 (2) - ale, tu si už vypisovala kolónku "predch.č." a napísala si tam 178/xxxxx/2007.
Dnes si od toho subjektu v tej istej veci opäť dostala písomnosť. Dáš mu nové číslo (3) a do kolónky "predch.č." vpíšeš číslo 184/xxxxx/2007. Vždy to predposledné číslo, použité v súvislosti s tou istou Vecou.
Celý spis, ktorý zdokumentuje ako si túto vec vybavila, bude mať základné číslo 178/xxxxxxx/2007.

Ahojte, niekde som čítala že do reg.denníka sa nemusia uvádzať faktúry, čiže sa tam uvádzaju len písomnosti, ktoré nám boli doručené alebo ktoré my posielame. Dobre tomu rozumiem? Čo všetko by tam malo byť zapísané?Priznám sa doteraz sme žiadny denník neviedli a takých písomnosti sa u nás až tak veľa nevyskytuje. Ale povinnosť je povinnosť, a chcela by som to tiež napraviť. Takže môže sa stať, že tam bude možno len pár písomností za rok?

K vedeniu registratúrneho denníka by sme mali mať bližšie usmernenie. To sa spravidla rieši registratúrnym poriadkom napríklad takto:

... triedi zásielky na tie:
a)ktoré sa otvoria a následne zaevidujú v denníku pod evidenčným číslom záznamu,
b)odovzdajú adresátom neotvorené,
c)noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, odbornú literatúru, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

Zásielky účtovnej povahy (došlé faktúry, listové dožiadania úhrady – upomienky, odsúhlasenie zostatkov účtov a pod.) označí podateľňa odtlačkom prezentačnej pečiatky a odovzdá ich priamo ekonomickému referátu, ktorý vedie ich evidenciu. Netýka sa to akejkoľvek korešpondencie s kontrolnými orgánmi štátnej správy, sociálneho a zdravotného poistenia a pod.. Tieto sa vždy zaznamenajú v podateľni.

Osoby zapojené do spracovania registratúrnych záznamom by mali vedieť čo a ako.

Ďakujem veľmi pekne. My sme mala firma a podatelňa, ekonomický úsek, také niečo ani nemáme. Všetkú poštu vybavujem vlastne ja. A väčšina pošty sú faktúry a nejaké tie časopisy, a teda niekedy aj iné písomnosti.
Ako som písala chcela by som to zaviesť a robiť tak ako sa má, preto sa chcem o tom poradiť ako čo.

Pekne popoludnie, pani Poraďáčka,
samozrejme, obsah Vášho príspevku je úplne správny. Myslím si však, že malých firiem, ktoré nemajú podateľňu s centrálnou prezentačnou pečiatkou, je veľa a je potrebné brať na ne ohľad. V takých spoločnostiach plní funkciu celej podateľne,asistentky, správcu registratúry a všeličoho možného spravidla jedna osoba. Mnohokrát je tá osoba vynikajúcou účtovníčkou - ale už napr. nemusí vedieť ovládať ostatné práce vyplývajúce z činnosti firmy. Ale, ocitne sa v situácii, že ich musí vykonávať. Preto mi dovoľte zdvorilo a s úctou poznamenať, že tento Váš príspevok vyznieva v tejto téme trošku prísne.